TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Kakumen Pro — un producto de Flt Ingeniería S.A.S.

Última actualización: 12/07/2026

Este documento reemplaza cualquier versión anterior publicada bajo el nombre «Términos y condiciones» o «Política de privacidad» en kakumenpro.com.

PARTE 1: TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

1. Aceptación de los Términos y Ecosistema de Productos

Al adquirir, suscribirse o utilizar cualquiera de las herramientas, módulos o aplicaciones proporcionadas por Kakumen Pro (en adelante, «El Software» o «Los Productos»), el usuario (en adelante, «El Cliente» o «El Titular») acepta estar legalmente vinculado por estos Términos y Condiciones.

Kakumen Pro ofrece un ecosistema de soluciones que combina dos modelos:

  • Escenario A — Herramientas de almacenamiento local: plantillas, matrices y listas de chequeo (ej. matriz 4 en 1) que se descargan y se usan directamente en el dispositivo del Cliente, sin sincronización obligatoria con servidores de Kakumen Pro. Estas herramientas son productos adicionales que no pertenecen a la suscripción base de la plataforma de gestión.
  • Escenario B — Plataforma SaaS en la nube: el módulo principal de gestión documental, trabajo colaborativo y sistemas de gestión (SG-SST, PESV), con acceso mediante cuenta de usuario y almacenamiento en servidores de Kakumen Pro.

Ciertas cláusulas de este documento aplican únicamente al Escenario que corresponda al producto adquirido.

2. Cuentas, Suscripción y Ciclos de Facturación

  • Autenticación: el acceso a la plataforma requiere inicio de sesión. El Cliente es responsable de la confidencialidad de sus credenciales; la identificación y clave de acceso son personales e intransferibles.
  • Ciclos de Suscripción: los Productos se comercializan mediante suscripciones que pueden ser mensuales, semestrales o anuales, y se renuevan automáticamente al finalizar cada ciclo según el método de pago registrado, salvo cancelación previa por parte del Cliente.
  • Cancelación: el Cliente puede cancelar la renovación en cualquier momento desde el panel «Mi Cuenta». Al cancelar, el cobro automático se detiene, pero el acceso a los módulos contratados permanece activo hasta la fecha de vencimiento del periodo ya pagado.
  • Suspensión por Falta de Pago: al finalizar el periodo pagado sin renovación, el acceso al Producto y a sus funcionalidades en la nube se suspende automáticamente, incluida la descarga de plantillas.
  • Eliminación de Datos por No Renovación: si la suscripción no se renueva, todos los datos asociados a la cuenta (plantillas, proyectos, usuarios creados) se eliminarán de forma automática e irreversible tres (3) meses después del vencimiento. Kakumen Pro enviará notificaciones previas al vencimiento para recordar la renovación. Es responsabilidad exclusiva del Cliente exportar su información antes de que se cumpla este plazo.
  • Reembolsos: las condiciones, causales y procedimiento para solicitar un reembolso se rigen por la Política de Devoluciones, que forma parte integral de este contrato.

3. Módulos con Inteligencia Artificial (AsesorIA y funcionalidades similares)

Esta cláusula aplica exclusivamente a los productos que incluyen funcionalidades de «Asesor IA» o análisis automatizado.

Kakumen Pro utiliza modelos de inteligencia artificial de terceros (ej. Google Gemini u otros proveedores) para generar recomendaciones, alertas y análisis dentro de la plataforma.

  • Limitación de la IA: el Software no garantiza la exactitud, vigencia normativa ni suficiencia legal de las recomendaciones generadas por la IA en materia de SST, PESV u otros marcos regulatorios. Es obligación del Cliente validar profesionalmente toda la información generada antes de usarla para fines de cumplimiento normativo.
  • Cuando el módulo de IA funcione con credenciales propias del Cliente (modelo BYOK), los costos de uso de la API corren por cuenta del Cliente.
  • La información que el Cliente incluya en los prompts o consultas a la IA puede ser procesada por servidores del proveedor de IA, incluyendo transferencia internacional (ver Parte 2, numeral 8).

4. Contenido Generado por el Usuario

Si el Producto adquirido permite subir contenido (imágenes, PDF, documentos, etc.):

  • Responsabilidad Exclusiva: el Cliente es el único responsable de contar con los derechos legales sobre el contenido que sube a la plataforma.
  • Notificación y Retiro (Notice and Takedown): Kakumen Pro se reserva el derecho de retirar de inmediato cualquier contenido que infrinja derechos de autor de terceros o viole normas de privacidad, pudiendo suspender la cuenta del infractor.

5. Propiedad Intelectual del Sitio y sus Contenidos

Este sitio (kakumenpro.com y plataforma.kakumenpro.com) y su contenido pertenecen a Flt Ingeniería S.A.S. Se prohíbe la reproducción total o parcial, traducción, transmisión, transformación, almacenamiento o acceso mediante cualquier medio análogo, digital o tecnología existente o futura, de cualquiera de sus contenidos, sin autorización previa y escrita de Flt Ingeniería S.A.S.

Las plantillas, matrices, formatos y estructuras de gestión entregados como parte de los Productos se licencian para uso interno del Cliente y no pueden ser revendidos, redistribuidos ni sublicenciados a terceros sin autorización expresa.

6. Enlaces a Terceros

El sitio puede contener enlaces a sitios web de terceros. Las políticas de privacidad de dichos sitios pueden diferir de las de kakumenpro.com. Flt Ingeniería S.A.S. no ejerce control sobre sitios operados por terceros ni es responsable por la calidad o pertinencia de su contenido. El Titular ingresará a ellos bajo su propio riesgo.

7. Resolución de Conflictos

Ante cualquier controversia derivada del uso de Los Productos, las partes procurarán primero una solución directa a través de los canales de contacto de Kakumen Pro.

Cuando el Cliente actúe como consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, conserva en todo momento el derecho a presentar sus reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante la jurisdicción ordinaria colombiana, sin que este documento le imponga el arbitraje como vía exclusiva u obligatoria.

Para relaciones comerciales entre empresas (B2B), las partes podrán acordar someter la controversia a un Tribunal de Arbitramento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de [COMPLETAR CIUDAD], Colombia, sometido a las leyes colombianas, siempre que dicho acuerdo conste de forma expresa y particular para el caso concreto.

8. Modificaciones al Documento

Este documento puede ser modificado en cualquier momento por Flt Ingeniería S.A.S. Los cambios sustanciales se publicarán en esta misma página. El uso continuado de Los Productos después de una modificación constituye aceptación de los nuevos términos.

PARTE 2: POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (LEY 1581 DE 2012)

La presente política tiene como propósito dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan el derecho constitucional de los ciudadanos a autorizar el tratamiento de sus datos personales, así como a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellos.

Estas políticas aplican a todos los datos personales registrados presencial o virtualmente, directamente o a través de terceros, en las bases de datos de Kakumen Pro, un producto de Flt Ingeniería S.A.S. (en adelante, «La Compañía»).

1. Definiciones

  • AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
  • AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación dirigida al Titular informándole sobre la existencia de las políticas de Tratamiento aplicables.
  • BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
  • DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
  • DATO SENSIBLE: datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. datos de salud en el contexto laboral o de seguridad social).
  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: quien realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento (para efectos de esta política, La Compañía).
  • TITULAR: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
  • TRATAMIENTO: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. Modelos de Almacenamiento según el Producto

  • Escenario A (Local-First): para plantillas y herramientas que se descargan y almacenan localmente en el dispositivo del Cliente, La Compañía no tiene acceso, no recopila y no es Encargada del Tratamiento de esa información. La seguridad de esos archivos es responsabilidad exclusiva del Cliente.
  • Escenario B (Nube): para la plataforma SaaS, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus propios empleados o colaboradores que registre (decide qué recopilar), y Kakumen Pro actúa como Encargado del Tratamiento (provee la infraestructura segura).

3. Responsable del Tratamiento

Flt Ingeniería S.A.S.

  • Domicilio: Calle 76 A # 90 – 34 Torre A, Of. 501, Bogotá D.C.
  • Correo electrónico: [COMPLETAR CORREO]
  • Teléfono: 664 7259 – 310 805 4153 / 3104546499

4. Principios Rectores

La Compañía aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012 para toda recolección, manejo, uso, almacenamiento e intercambio de datos personales.

5. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales recolectados se utilizan con fines informativos, comerciales, estadísticos, administrativos (cotización, facturación, recaudo, gestión de pagos) y para garantizar y mejorar el funcionamiento de los Productos, incluyendo: a) Procesar transacciones del Cliente, prospecto, aliado o empleado. b) Informar sobre nuevos productos, servicios, promociones o eventos. c) Dar soporte, mantenimiento y garantía de los Productos. d) Atender PQR, dudas y requerimientos. e) Estudiar solicitudes comerciales. f) Enviar comunicaciones comerciales relacionadas con Flt Ingeniería S.A.S. g) Análisis estadístico y de mercadeo sobre el uso de los Productos. h) Investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos. i) Cumplir obligaciones legales, incluida la eventual exportación de información al exterior cuando el hosting utilizado no esté localizado en Colombia, dentro de los lineamientos legales aplicables.

La Compañía no entrega datos personales a terceros con fines comerciales sin autorización previa del Titular.

6. Uso de Google Drive y APIs de Google

El uso de la información recibida de las APIs de Google por parte de Kakumen Pro se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de Google API, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

Kakumen Pro solicita acceso al alcance drive.file, utilizado exclusivamente para:

  • Crear carpetas específicas para organizar los documentos de SST y PESV del usuario.
  • Guardar los reportes PDF generados por la plataforma directamente en la unidad de Google Drive del usuario.
  • Leer únicamente los archivos creados por esta aplicación para permitir su visualización y gestión dentro de la plataforma.

Kakumen Pro no transfiere, comparte ni vende los datos obtenidos de Google Drive a terceros, ni los utiliza con fines publicitarios ni para entrenar modelos de lenguaje (IA). El usuario mantiene control total sobre sus archivos y puede revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de su cuenta de Google.

7. Datos Sensibles (SST/PESV)

Al gestionar datos de sus propios empleados o colaboradores (historiales médicos ocupacionales, información de conductores/vehículos para PESV, etc.), ya sea en el Escenario A o B, el Cliente declara haber obtenido el consentimiento explícito de dichos titulares conforme a la Ley 1581 de 2012, y asume la responsabilidad de dicho consentimiento frente a los titulares y las autoridades.

8. Transferencia Internacional de Datos

Para los módulos que usan APIs de Inteligencia Artificial (ej. AsesorIA con Gemini u otros proveedores), los datos incluidos en los prompts pueden cruzar fronteras hacia servidores del proveedor (ej. Estados Unidos). El Cliente acepta esta transferencia y se compromete a no enviar datos personales sensibles (ej. historias clínicas completas) a través de los módulos de IA sin contar con los acuerdos legales correspondientes.

9. Cookies y Herramientas de Analítica

kakumenpro.com utiliza cookies propias y de terceros (ej. Google Analytics, Meta Pixel) exclusivamente en sus plataformas web conectadas a internet, con el fin de recopilar datos estadísticos y de uso agregados que permitan mejorar el servicio. El Titular puede gestionar o desactivar estas cookies desde la configuración de su navegador.

10. Derechos del Titular

El Titular puede en cualquier momento: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada. c) Ser informado sobre el uso dado a sus datos. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlo. f) Acceder gratuitamente a sus datos personales.

11. Autorización del Titular

Al registrarse en kakumenpro.com, en la plataforma o en cualquier formulario dispuesto para la recolección de datos, el Titular otorga autorización expresa a Flt Ingeniería S.A.S. para recolectar, registrar, procesar y utilizar sus datos según lo descrito en esta política.

12. Mecanismo de Atención a los Titulares

Toda petición, consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales debe dirigirse a:

  • Correo: [email protected]
  • Dirección física: Calle 76 A # 90 – 34 Torre A, Of. 501, Bogotá D.C., con referencia «Protección de Datos Personales».

La solicitud debe explicar de forma clara y precisa el motivo, los hechos, información de contacto y pretensiones del Titular.

13. Deberes del Responsable y del Encargado del Tratamiento

La Compañía garantiza el pleno ejercicio del derecho de hábeas data, conserva copia de las autorizaciones otorgadas, mantiene la información bajo condiciones de seguridad adecuadas, atiende consultas y reclamos en los plazos de ley, y reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio cualquier violación a los códigos de seguridad que ponga en riesgo la información de los Titulares.

14. Vigencia

Este documento entra en vigencia a partir de 12/07/2026 y podrá ser modificado en cualquier momento en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para conocer las condiciones específicas de reembolso, consulta nuestra Política de Devoluciones.